KVKK

Bu bölüm ne işe yarar?

Kişisel veri içeren her kayıt bir saklama sınıfına bağlıdır. Bu bölüm sınıfların sürelerini, sistemin süresi dolan veriyi silip silmediğini, yasal saklamaları ve yapılan silmelerin kaydını gösterir. Her görüntüleme ve işlem denetim kaydına yazılır.

Saklama ve imha politikası

Tabloda her sınıfın adı, süresi, türü, onay durumu ve uygulanıp uygulanmadığı yazar:

• Teknik sınıflar (oturum kayıtları, hatırlatmalar, sunucu erişim kayıtları gibi): Süre bugün de uygulanır; Sistem siler ya da Sunucu ayarı yazar.
• Hukuki sınıflar (kapatılan hesabın kalan kaydı, denetim kayıtları gibi): Süresini hukuk ekibi verir ve onaylar (Hukukçu onayı → Saklama ve imha politikası). Süre gelene kadar Süre bekleniyor, onaylanana kadar Onay bekliyor yazar ve sistem bu veriyi silmez.

Altındaki sayılar bekleyen işleri gösterir: kapanış temizliği bekleyen hesaplar, yasal saklama nedeniyle içeriği silinmeyen kapalı hesaplar, kalan kaydı süre bekleyen kapalı hesaplar ve yasal saklamadaki hesaplar.

Yasal saklama

Bir hesabın verileri yasal bir yükümlülük ya da yetkili bir makamın talebi nedeniyle korunmalıysa hesaba yasal saklama konur. Saklama sürerken hesabın belgeleri silinemez; kişi hesabını kapatsa da veriler saklama kalkana kadar silinmez.

1. Hesap bul alanına e-posta adresinin tamamını yazın. Açık ve kapatılmış hesaplar birlikte görünür; her arama denetim kaydına yazılır.
2. Bu hesaba yasal saklama koy bölümüne gerekçeyi (talep eden makam, uyuşmazlık, yükümlülük) ve dayanağı (yazının ya da kararın tarihi ve sayısı) yazın.
3. Yasal saklama koy deyin.

Saklamayı kaldırırken yükümlülüğün neden sona erdiğini yazıp Saklamayı kaldır dersiniz. Etkin yasal saklamalar tablosu hesabı, gerekçeyi, dayanağı, koyanı ve tarihi gösterir.

Yasal saklamayı yalnız KVKK ve güvenlik sorumlusu koyar ve kaldırır; sistem yöneticisi bu ekranı yalnız görüntüler.

İmha kayıtları

Her silme ve anonimleştirme kayda yazılır: zaman, veri sınıfı, neden, yöntem ve adet. Kayıtta ad, e-posta ya da belge adı bulunmaz.